Artículo 4
Comunicación de información a los titulares de los datos
1. La Dirección de Personal publicará en la intranet del BEI anuncios de protección de datos en los que se informará a todos los titulares de los datos de las actividades de tratamiento de sus datos personales.
2. La Dirección de Personal informará individualmente a los titulares de datos que sean parte en un procedimiento, personas afectadas por un procedimiento o testigos.
3. Cuando la Dirección de Personal restrinja, total o parcialmente, la comunicación de información a los titulares de los datos a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la restricción, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la restricción.
A tal efecto, la anotación deberá indicar de qué modo la comunicación de información comprometería la finalidad del procedimiento correspondiente o de las restricciones aplicadas de conformidad con el artículo 3, apartado 3, o podría afectar negativamente a los derechos y libertades de otros titulares de datos.
La anotación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), previa solicitud.
4. La restricción a que se refiere el apartado 3 seguirá siendo de aplicación mientras los motivos que la justifican sigan siendo aplicables.
Cuando los motivos de la restricción dejen de ser aplicables, la Dirección de Personal comunicará la información de que se trate y los motivos de la restricción al titular de los datos. Al mismo tiempo, la Dirección de Personal informará al titular de los datos de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.
La Dirección de Personal revisará la aplicación de la restricción al menos cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre del procedimiento en cuestión. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar anualmente la necesidad de mantener cualquier restricción.